Certeza de la Información

Toda la información que procesamos y transmitimos es fiel reflejo de lo que muestra la página web de la Rama Judicial de Colombia. ICARUS COM CO S.A.S. no modifica en absoluto dicha información bajo ninguna circunstancia.

Una copia exacta de la página web de la rama judicial se guarda en cada nuevo movimiento surtido en los procesos con el fin de conservar su integridad como material probatorio (Más información), basado en la siguiente línea jurisprudencial y legal:

Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso. (ley completa)

Artículo 295. Notificaciones por estado. Las notificaciones que no deban hacerse de otra manera se cumplirán por medio de anotación en estados que elaborará el secretario. La inserción en el estado se hará al día siguiente a la fecha de la providencia, y en él deberá constar:
...(...)...
Parágrafo. Cuando se cuente con los recursos técnicos los estados se publicarán por medios electrónicos, caso en el cual no deberán imprimirse ni firmarse por el secretario. Cuando se habiliten sistemas de información de la gestión judicial, la notificación por estado solo podrá hacerse con posterioridad a la incorporación de la información en dicho sistema.

Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso. (ley completa)

Artículo 201. Notificaciones por estado. Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario. La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar:
...(...)...
El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día. De los estados que hayan sido fijados electrónicamente se conservará un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por el término mínimo de diez (10) años. Cada juzgado dispondrá del número suficiente de equipos electrónicos al acceso del público para la consulta de los estados.

Artículo 205. Notificación por medios electrónicos. De las notificaciones realizadas electrónicamente se conservarán los registros para consulta permanente en línea por cualquier interesado.

Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos... (ley completa)

Artículo 5o. RECONOCIMIENTO JURÍDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

Artículo 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito. (Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-831-01 de 8 de agosto de 2001, Magistrado Ponente Dr. Alvaro Tafur Galvis.)

Artículo 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original. (Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-662-00 de 8 de junio de 2000, Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz.)

Artículo 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. (Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-662-00 de 8 de junio de 2000, Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz.)

 

Jurisprudencia aplicable:

En relación con la publicidad de las actuaciones judiciales, vale recordar las consideraciones efectuadas por la Corte Constitucional en sentencia C-1114/2003. Esta Corte ha consolidado una línea jurisprudencial donde establece que los errores cometidos por los secretarios de los despachos judiciales al computar los términos para la interposición de recursos, no pueden ser corregidos a costa de afectar el ejercicio de defensa de las partes que depositan su confianza legítima en la actuación de las autoridades judiciales. (T-538/1994, T-526/2000, T-077/2002, T-1217/2004, T-744/2005 y T-1295/2005).

Ahora bien, luego de efectuar un recuento normativo y jurisprudencial, la sentencia T-686 de 2007 del Magistrado Ponente Dr. JAIME CÓRDOBA TRIVIÑO destacó que:

●      “la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales sólo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Y ello puede ocurrir siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes.”

●      “...la comunicación de datos relacionados con el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales a través de la pantalla de los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se da noticia a los usuarios de la administración de justicia de la existencia de providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento. Sin embargo, este tipo de actos de comunicación procesal no se realiza a través del correo electrónico, sino de un dispositivo informático distinto, cual es una base de datos cuya información se da a conocer a través de la pantalla de un computador instalado en la propia sede de los despachos judiciales.”

La Corte concluyó que si bien los supuestos fácticos de este caso no son idénticos a los de los asuntos previos, éste sí presenta importantes similitudes pues:

●      “(1) En ambas situaciones se está frente a providencias judiciales que impiden el ejercicio del derecho de defensa; en un caso la impugnación de una sentencia penal condenatoria, en otro la contestación a una demanda formulada en un proceso civil. (2) En los dos supuestos el argumento para negar a una de las partes su derecho a la defensa tiene su origen en la existencia de una información errónea dada a conocer por los empleados del despacho judicial, en un caso a través de una constancia secretarial, en el otro a través de la pantalla del computador del juzgado. (3) En ambos eventos el error se pretende enmendar imputando el desconocimiento de los términos de ley a la parte que depositó su confianza en la información suministrada por los empleados judiciales”.

Asimismo la sentencia T-656 de 2012 del Magistrado Ponente Dr. HUMBERTO ANTONIO SIERRA PORTO efectúa un nuevo recuento normativo y jurisprudencial frente a la información errónea dada a conocer por los empleados del despacho judicial, a través de la pantalla de un computador.

Por su parte, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ha expedido dos Acuerdos relevantes en relación con el tema. El primero de ellos es el Acuerdo No. 1591 del 24 de octubre de 2002, por el cual se establece el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental denominado Justicia XXI. Este Acuerdo en su artículo 5º establece que, una vez instalado el sistema, “su utilización será obligatoria para los servidores judiciales, so pena de las sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar”. El segundo es el Acuerdo No. PSAA06-3334 del 2 de marzo de 2006, por el cual reglamenta la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia.

Posteriormente, mediante Acuerdo No. 3334 de 2 de marzo de 2006 se reglamentó la utilización de los medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia, el cual fue adicionado por el Acuerdo 4937 de 8 de julio de 20086, en los siguientes términos: 

“Artículo 4. (…) El Código Único de Radicación de Procesos está conformado por los doce (12) dígitos del Código Único de Identificación Geográfica del juzgado, seguido por once (11) dígitos correspondientes al Código de Identificación del Proceso. El código de identificación del proceso conserva la siguiente estructura: Cuatro (4) Dígitos, para el Año en que entra el proceso a primera o única instancia. Cinco (5) Dígitos para el Consecutivo de radicación, se reinicia con 1 en cada cambio de año. Dos (2) Dígitos para el Consecutivo de recursos del proceso, el cual variará conforme a los recursos interpuestos. El código único de radicación de procesos, lo establece el despacho Judicial al cual se reparte el asunto, en la primera ó única instancia, es único y su numeración es anual. 

Parágrafo: Con el propósito de garantizar la consulta de los procesos judiciales cuando éstos cambien de despacho judicial, la Unidad de Informática de la Sala Administrativa incluirá como criterios de búsqueda en la página web de la Rama Judicial la cédula de ciudadanía y el nombre del demandante.”7 (Negrillas fuera del texto original)

Se adjuntan al presente estudio, 2 sentencias del Consejo de Estado y se deja en mención la decisión adoptada por la Magistrada Ponente Ligia López Díaz en el proceso con radicado 110010315000_2008_00519_01, de esa misma corporación.

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